Je kent dat moment wel. De voorraad in het systeem zegt 240 stuks, je pakt de doos en er liggen er 190. Of andersom: het systeem staat op nul en er staat nog een halve pallet in gang C. Ik heb magazijnen gezien waar dit soort verschillen elke week terugkwamen, en waar de oplossing steevast was: iemand vrijmaken om te tellen. Dat werkt, maar het kost je een dure kracht die je ergens anders harder nodig hebt. Het kan anders. Voorraadverschillen zijn bijna nooit een telprobleem. Het zijn procesfouten die je aan de bron oplost.
Waar voorraadverschillen echt vandaan komen
Voordat je gaat tellen, moet je weten waar de gaten ontstaan. In de praktijk zie ik steeds dezelfde handjevol oorzaken. Ontvangst die niet klopt, want er wordt op de vrachtbrief afgeboekt in plaats van op wat er echt in de dozen zit. Picks die wel fysiek gebeuren maar niet worden gescand. Retouren die op een plank belanden zonder terug het systeem in te gaan. En breuk of afkeur die niemand afmeldt, omdat het sneller is om de kapotte doos in de container te gooien.
De grootste boosdoener: ontvangst
Als ik ergens binnenkom en de voorraad rammelt, kijk ik als eerste bij de ontvangst. Daar wordt de basis gelegd. Klopt de ingang niet, dan klopt de rest nooit. Ik heb ooit een groothandel geholpen waar de helft van alle verschillen terug te leiden was naar één ding: de ontvanger vinkte af op besteld aantal, niet op geteld aantal. Twee weken lang echt tellen bij binnenkomst, en de wekelijkse correcties halveerden. Zonder een extra teller aan te nemen.
Cyclustelling in plaats van de grote jaarlijkse telling
De grote inventarisatie aan het eind van het jaar, waar iedereen een weekend voor binnenkomt, is achterhaald. Je telt alles één keer, corrigeert een enorme berg, en drie dagen later klopt het alweer niet. Beter werkt cyclustelling: je telt elke dag een klein stukje van je voorraad, volgens een vast schema. Tien locaties op maandag, tien op dinsdag. Zo heb je binnen een paar weken alles gehad, zonder dat iemand er fulltime mee bezig is.
Het slimme is dat je niet alles even vaak telt. Je snellopers, de artikelen die dagelijks bewegen, tel je vaker. De stille achterhoek tel je een paar keer per jaar. Dit heet ABC-telling en het scheelt je enorm veel tijd. Een goede indeling van je locaties helpt daarbij. Hoe dat werkt lees je in mijn stuk over locatiebeheer van vaste naar dynamische locaties.
Zo pak je cyclustelling praktisch aan
- Deel je voorraad in A, B en C op basis van omloopsnelheid, niet op waarde.
- Tel A-artikelen maandelijks, B per kwartaal, C twee keer per jaar.
- Plan het telmoment op een rustig uur, niet tijdens de piek.
- Laat degene die telt niet dezelfde zijn die de locatie beheert. Vier ogen zien meer.
- Corrigeer niet blind. Zoek bij elk verschil eerst de oorzaak.
Dat laatste punt is waar de winst zit. Een verschil is geen fout die je wegpoetst, het is een aanwijzing. Boek je het klakkeloos recht, dan komt het volgende maand gewoon terug.
Wat je nodig hebt aan hulpmiddelen
Je hebt geen duur systeem nodig om hiermee te beginnen. Scan bij ontvangst en bij de pick, dat is de kern. Een fatsoenlijke barcodescanner en een systeem dat live meeboekt doen het meeste werk. Werk je nog met pen en papier of losse Excel-lijsten, dan blijf je verschillen houden, hoe vaak je ook telt. Een basis-WMS betaalt zich hier snel terug. Wat zo’n systeem precies voor je doet, heb ik uitgelegd in wat is een warehouse management systeem.
Koopadvies: meet eerst, koop daarna
Voordat je scanners of software aanschaft, meet je een maand lang waar je verschillen vandaan komen. Turf per oorzaak: ontvangst, pick, retour, breuk. Pas als je die verdeling kent, weet je wat je moet kopen. Zit 70 procent bij ontvangst, dan heb je aan één scanner op het inkomend dock meer dan aan een dure telrobot. Handscanners koop je bij een reguliere leverancier van magazijnapparatuur of bij een automatiseringspartner, reken op grofweg 150 tot 400 euro per stuk voor een industrieel model. Let bij de aanschaf op valbestendigheid en op of de scanner koppelt met jouw systeem. De goedkoopste scanner die niet praat met je software, is weggegooid geld.
Meten is weten, ook bij je eigen proces
Houd een simpele score bij: hoeveel procent van je getelde locaties klopt in één keer? Begin je op 70 procent, dan is elke maand richting de 95 winst. Dat ene cijfer vertelt je directie precies of het proces onder controle is. En het mooie is: als je bij de bron oplost, heb je die fulltime teller nooit meer nodig. De verschillen verdwijnen vanzelf, omdat ze niet meer ontstaan.
Hoe vaak moet ik mijn voorraad tellen?
Niet alles even vaak. Snellopers maandelijks, gemiddelde artikelen per kwartaal, stille voorraad twee keer per jaar. Met cyclustelling verdeel je dat over het jaar, zodat niemand er fulltime mee bezig is.
Waarom blijven mijn voorraadverschillen terugkomen na een telling?
Omdat je het symptoom corrigeert en niet de oorzaak. Zoek bij elk verschil waar het ontstaat: meestal bij de ontvangst of bij picks die niet gescand worden. Los je dat op, dan blijven de verschillen weg.
Heb ik een WMS nodig om verschillen te verkleinen?
Niet per se, maar scannen bij ontvangst en pick is wel de basis. Werk je met papier of losse Excel-lijsten, dan houd je verschillen. Een eenvoudig systeem dat live meeboekt betaalt zich snel terug.
Wat is het verschil tussen cyclustelling en een jaarlijkse inventarisatie?
Bij een jaarlijkse telling tel je in één keer alles en corrigeer je een grote berg. Bij cyclustelling tel je elke dag een klein stuk volgens schema. Dat is minder werk, minder verstoring, en je ontdekt problemen veel eerder.
