ABC-analyse van voorraad: welke artikelen verdienen de meeste aandacht?

Een ABC-analyse van voorraad verdeelt artikelen op basis van hun bijdrage aan een gekozen totaal, bijvoorbeeld de omzet over twaalf maanden. Je sorteert de artikelen op die bijdrage en maakt vervolgens drie groepen. Zo zie je welke artikelen financieel zwaar wegen en waar extra aandacht voor gegevenskwaliteit, beschikbaarheid of inkoopafspraken nuttig kan zijn. De indeling zegt op zichzelf niets over hoeveel keer een magazijnmedewerker een artikel moet pakken.

Kies eerst wat je wilt meten

In het ABC-rapport van Microsoft Business Central is de basis de verkoopwaarde per artikel. De grenzen tussen de groepen zijn instelbaar. Dat is een concrete toepassing van ABC, geen verplicht recept voor ieder bedrijf. Voor je eigen analyse moet je dezelfde meetwaarde en periode voor alle artikelen gebruiken.

Je kunt bijvoorbeeld omzet vergelijken, of het financiële verbruik van onderdelen in een productieproces. Die uitkomsten beantwoorden verschillende vragen. Omzet toont verkoopbelang; verbruikswaarde gaat over de waarde van uitgegeven materiaal. Meng beide niet in één kolom. Kies je voor marge, maak dan expliciet hoe je die berekent. Een artikel met veel omzet heeft niet vanzelf een hoge marge.

• A: artikelen die samen het eerste, grote deel van de gekozen periodewaarde vertegenwoordigen.
• B: de volgende groep binnen de afgesproken grenzen.
• C: artikelen die samen het resterende deel van die periodewaarde vormen.

Een C-artikel is dus niet per definitie goedkoop per stuk. Het kan een duur product zijn dat weinig verkocht wordt. Omgekeerd kan een goedkoop artikel door grote verkoopaantallen een hoge totale bijdrage hebben. Het aantal artikelen per groep volgt uit je data; een vaste verdeling van aantallen is geen voorwaarde.

Maak je invoer vergelijkbaar

Gebruik per artikel een eenduidige code, de gekozen meetwaarde en dezelfde begin- en einddatum. Controleer of retouren, correcties en prijswijzigingen consequent verwerkt zijn. Leg ook vast welke locaties en productgroepen je meeneemt. Bij een analyse over het hele bedrijf kan een ander beeld ontstaan dan bij een analyse van één vestiging. Beide kunnen bruikbaar zijn, zolang je de vraag en afbakening benoemt.

Let apart op nieuwe producten. Een artikel dat pas twee maanden beschikbaar is, kun je niet zonder toelichting vergelijken met een product dat de hele periode verkocht werd. Ook seizoensproducten, uitgefaseerde artikelen en negatieve waarden door correcties verdienen een aparte controle. Dat voorkomt dat een technisch juiste sortering toch een misleidend beeld geeft.

Zo werkt de berekening

1. Tel de gekozen periodewaarde van alle meegenomen artikelen op.
2. Sorteer de artikelen van hoge naar lage waarde.
3. Deel de waarde van ieder artikel door het totaal en vermenigvuldig met honderd.
4. Tel de percentages van boven naar beneden op voor het cumulatieve aandeel.
5. Ken de klassen toe volgens vooraf vastgelegde grenzen en een grensregel.

Fictief rekenvoorbeeld: een assortiment heeft samen € 100.000 jaaromzet. In dit voorbeeld kiezen we A tot en met 80% cumulatief en B boven 80% tot en met 95%. Alles daarboven krijgt C. We beoordelen de grens nadat het volledige artikel is opgeteld. Dit is een gekozen rekenregel, geen universele standaard.

De koppeling gaat volgens deze grensregel naar C, omdat het cumulatieve aandeel na toevoeging 96% is. Een systeem dat het grensoverschrijdende artikel nog bij de vorige groep indeelt, kan een andere uitkomst geven. Leg daarom de regel vast en controleer hoe jouw software grensgevallen verwerkt. Bij een klein assortiment hoeven de uiteindelijke groepsaandelen niet precies op de gekozen grenzen uit te komen.

Wat kun je met de uitkomst doen?

Gebruik de indeling als startpunt voor een gesprek. Welke artikelen verdienen nauwkeuriger inkoopafspraken? Waar heeft een fout in de registratie veel financiële impact? Welke producten zonder verkoop vragen onderzoek? Microsoft noemt dergelijke toepassingen voor inkopers en voorraadbeheerders. Een klasse schrijft echter niet automatisch een bestelgrootte, veiligheidsvoorraad of telfrequentie voor.

Een goedkoop reserveonderdeel kan essentieel zijn voor een machine. Houd die operationele noodzaak daarom in een afzonderlijk kenmerk bij. Anders verlies je het verschil tussen financiële bijdrage en het gevolg van niet kunnen leveren. Ook levertijd, vraagvariatie en afgesproken service spelen mee in een voorraadbesluit.

Financiële waarde is iets anders dan pickfrequentie

Een artikel met één grote verkoop kan financieel A zijn, terwijl een C-artikel dagelijks in kleine aantallen wordt gepakt. Leg picklocaties dus niet alleen op basis van deze financiële ABC vast. Bekijk daarvoor ook het aantal handelingen, afmetingen, gewicht en de geldende veiligheidsvoorwaarden. Hoe een locatie wordt toegewezen, behandelen we afzonderlijk in het artikel over locatiebeheer.

Hetzelfde geldt voor tellen. De documentatie van Microsoft over voorraadcontrole beschrijft cyclustellingen en fysieke tellingen, maar levert geen universeel weekschema voor jouw ABC-groepen. Bepaal een aanpak op basis van foutgeschiedenis, mutaties en gevolgen van verschillen. Houd de classificatie en de werkinstructie voor tellen herkenbaar uit elkaar.

Controlelijst voor een bruikbare analyse

• Is duidelijk welke vraag de analyse beantwoordt?
• Hebben alle artikelen dezelfde periode en meetbasis?
• Zijn nieuwe, seizoens- en uitgefaseerde artikelen herkenbaar?
• Zijn grenzen en grensgevallen vastgelegd?
• Staan kritischheid en pickfrequentie apart van financiële klasse?
• Is afgesproken wanneer veranderde data aanleiding zijn voor herberekening?

Deze uitleg is samengesteld met AI en gecontroleerd aan de hand van de vermelde bronnen. Lees over de redactie en onze werkwijze. Er is geen afzonderlijke beoordeling door een menselijke vakspecialist uitgevoerd.