Ontvangstverschillen vastleggen voordat de levering wordt ingeboekt

Ja: leg ontvangstverschillen vast voordat je een levering administratief inboekt. Dat betekent in de praktijk dat je eerst de logistieke eenheid identificeert, aantallen en zichtbare schade controleert, foto’s maakt, de pakbon of vervoersdocumenten noteert en pas daarna beslist of je alles, deels of nog niets ontvangt. Die volgorde voorkomt dat een fout meteen als beschikbare voorraad in je systeem terechtkomt. Voor de uitvoering op de werkvloer moet die controle bovendien veilig gebeuren binnen de kaders van de sectorale arbocatalogus Transport en Logistiek.

Waarom je niet meteen moet inboeken

Zodra je een levering volledig inboekt, behandel je die vaak alsof de voorraad beschikbaar, juist geteld en verkoop- of productiegeschikt is. Bij ontvangstverschillen is dat precies het risico. Denk aan te weinig colli, natte dozen, een gebroken pallet, verkeerde artikelen of een label dat niet past bij de pakbon. Als je dan al hebt geboekt, moet je corrigeren in plaats van controleren.

De praktische hoofdregel is daarom eenvoudig: eerst vastleggen, dan pas boeken. Daarmee kun je een afwijking op het niveau van de pallet of zending vastzetten, zonder direct de voorraadstatus vrij te geven via het warehouse management systeem.

Welke verschillen je minimaal moet vastleggen

Niet elk ontvangstverschil is hetzelfde. Voor een bruikbare opvolging heb je een vast minimum nodig. Vertaal dat in de praktijk naar deze controlevelden:

• Identiteit van de zending: SSCC, palletlabel, collinummer of ander uniek kenmerk.
• Documentreferentie: pakbonnummer, vrachtbrief, ordernummer of ASN-referentie.
• Soort afwijking: tekort, overschot, zichtbare schade, verkeerd artikel, verkeerd label of gemengde pallet.
• Omvang: aantal pallets, colli of stuks dat afwijkt.
• Tijd en plek: datum, tijd, dock of ontvangstlocatie.
• Bewijs: overzichtsfoto, detailfoto en foto van label en pakbon.
• Status: blokkeren, in quarantaine zetten, gedeeltelijk ontvangen of retour in overleg.

Zo’n minimale set helpt niet alleen bij klachten richting leverancier, maar ook bij je eigen traceerbaarheid. Zo blijft duidelijk welke pallet, doos of levering bij welke registratie hoort.

Foto, pakbon en label: wat leg je per stap vast?

1. Begin met het label of de palletidentiteit

Controleer eerst welk object je beoordeelt. Maak daarom altijd een foto waarop label en pallet of colli samen zichtbaar zijn. Zo voorkom je dat losse schadeshots later niet meer aan de juiste zending zijn te koppelen.

2. Vergelijk daarna met de pakbon

Controleer of aantallen, artikelidentiteit en eenheidsniveau overeenkomen met pakbon of vooraankondiging. Noteer daarom niet alleen “tekort”, maar bijvoorbeeld “1 van 8 colli ontbreekt” of “12 stuks ontvangen in plaats van 24”.

3. Maak twee soorten foto’s

• Overzichtsfoto: hele pallet, verpakkingstoestand en positie bij ontvangst.
• Detailfoto: scheur, indeuking, lekkage, natte verpakking of fout label.

Voeg waar mogelijk ook een foto van de pakbon of het dockbriefje toe. Dat is vaak een sterke werkwijze om document en schadebeeld direct aan elkaar te verbinden.

Wanneer boek je wel, deels of nog niet?

Gebruik een vaste beslislogica. Dat maakt je ontvangstproces sneller en voorkomt willekeur tussen medewerkers.

Als die basis ontbreekt of betwist is, is uitstel van definitief inboeken vaak verstandig.

Communicatie met inkoop: welke melding werkt echt

Een goede melding aan inkoop is kort, controleerbaar en compleet. Stuur daarom niet alleen “schade bij levering”, maar een vast blok met gegevens:

• leverancier en ordernummer
• ontvangstdatum en tijd
• dock of locatie
• SSCC of ander labelnummer
• verwacht aantal en werkelijk aantal
• omschrijving van schade of afwijking
• bijlagen: overzichtsfoto, detailfoto, pakbonfoto
• voorstel: blokkeren, deels ontvangen, vervanging vragen of retour afstemmen

Daarmee kan inkoop sneller handelen richting leverancier. Bovendien blijft voor de financiële en operationele afhandeling duidelijk wat wel en niet is ontvangen.

Vergeet de veilige uitvoering niet

Controle van ontvangstverschillen gebeurt vaak tijdens lossen, verplaatsen en stapelen. De pagina van het Arboportaal over Transport en Logistiek verwijst naar een arbocatalogus met risico’s en maatregelen rond onder meer arbeidsmiddelen, hefwerktuigen, valgevaar en inrichting van arbeidsplaatsen. Organiseer de controle dus op een plek waar je veilig kunt kijken, foto’s kunt maken en pallets zo nodig apart kunt zetten, zonder improvisatie op de rijroute of in de laadkuil.

Praktisch betekent dat: eerst stabiel neerzetten, dan inspecteren. Geen losse dozen opentrekken terwijl de pallet nog hangt aan een hulpmiddel, en geen discussie met de chauffeur op een onveilige plek. Veilig werken is geen administratieve bijzaak, maar een randvoorwaarde voor betrouwbare ontvangstcontrole.

Korte checklist voor de werkvloer

1. Zet de levering op een veilige controleplek.
2. Scan of noteer SSCC, palletlabel of collinummer.
3. Vergelijk met pakbon, order en aantallen.
4. Maak overzichtsfoto en detailfoto’s.
5. Noteer exact soort en omvang van het verschil.
6. Zet verdachte goederen apart of in blokkadestatus.
7. Meld direct aan inkoop met foto’s en documentreferenties.
8. Boek pas definitief in zodra duidelijk is wat administratief ontvangen mag worden.

Fictief voorbeeld: je verwacht 10 colli, ontvangt er 9 en één doos is ingedeukt. Dan leg je de 9 ontvangen colli vast, fotografeer je de schade, noteer je “1 colli tekort, 1 colli beschadigd”, blokkeer je de beschadigde goederen en laat je inkoop beslissen of de levering deels wordt geaccepteerd of geclaimd. Dat is iets anders dan 10 colli volledig inboeken en later corrigeren.

Deze uitleg is samengesteld met AI en gecontroleerd aan de hand van de vermelde bronnen. Lees over de redactie en onze werkwijze. Er is geen afzonderlijke beoordeling door een menselijke vakspecialist uitgevoerd.