Begin niet met importeren, maar met valideren. Als je voorraaddata uit Excel naar een WMS of ander systeem overzet, controleer je eerst of elke rij een bruikbare sleutel heeft, of codes consequent zijn opgebouwd, of duplicaten echt duplicaten zijn, en of verborgen opmaakfouten geen records laten ontsporen. Vooral bij voorraad zijn identificatievelden kritisch, en standaardcodes zoals GTIN en GLN hebben binnen het GS1-stelsel een vaste betekenis. Kijk dus eerst naar datakwaliteit, pas daarna naar de importknop. Als je nog oriënteert op de systeemkant, helpt ook dit achtergrondartikel over wat een warehouse management systeem doet.
1. Controleer eerst welke kolommen echt leidend zijn
Niet elke Excel-kolom is even belangrijk. Voor een proefimport wil je eerst vaststellen welke velden records uniek maken en welke alleen beschrijvend zijn. Denk aan artikelcode, EAN of GTIN, locatiecode, batchnummer, serienummer of pallet-ID. De reden is eenvoudig: als de sleutel fout is, helpt een nette omschrijving je niet meer.
GS1 maakt daarbij onderscheid tussen verschillende identificaties. Op de pagina Digital identity van GS1 Nederland staat dat een GLN een locatie of organisatie uniek identificeert en 13 posities heeft. Diezelfde pagina beschrijft ook dat veel artikelen met een GTIN-13 worden geïdentificeerd.
Praktisch betekent dat: zet bovenaan je controlelijst welke kolommen in jouw bestand als unieke sleutel gelden. Zonder die afbakening ga je later verkeerde duplicaten verwijderen of juist fouten laten staan.
2. Kijk of codes als tekst zijn opgeslagen, niet als rekentruc
Excel is berucht om het “slim” interpreteren van data. Voorraaddata heeft daar last van zodra een code op een getal lijkt. Voorloopnullen verdwijnen, lange nummers worden afgerond weergegeven, en datumnotaties sluipen binnen in velden die eigenlijk codes zijn.
De eerste controle is daarom: zijn artikelcodes, EANs, GTINs en locatiecodes als tekst behandeld? Dat is extra belangrijk bij codes met vaste lengte. Een GLN hoort volgens GS1 Nederland 13 posities te hebben. Als een code door Excel is omgezet of ingekort, is de inhoud functioneel veranderd, ook al lijkt de cel visueel nog plausibel.
Controleer hierbij minimaal:
- voorloopnullen
- vaste lengte per codeveld
- gemengde notaties in één kolom, bijvoorbeeld cijfers en tekst door elkaar
- wetenschappelijke notatie bij lange nummers
Een eenvoudige beslisregel: alles wat een identificatie is, behandel je eerst als tekstveld. Aantallen en prijzen zijn numeriek; sleutels niet.
3. Verwijder geen duplicaten voordat je weet wát dubbel is
Een veelgemaakte fout is direct op “Remove Duplicates” klikken. Microsoft legt in Filter for unique values or remove duplicate values uit dat filteren op unieke waarden iets anders is dan duplicaten verwijderen: filteren verbergt alleen tijdelijk, verwijderen wist rijen blijvend. Microsoft adviseert ook eerst te controleren of het resultaat is wat je verwacht.
Bij voorraaddata is dat cruciaal, want dubbel hangt af van je sleutel. Twee rijen met dezelfde artikelcode kunnen legitiem zijn als batch, locatie of houdbaarheidsdatum verschillen. Andersom kunnen twee bijna gelijke rijen fout zijn als alleen de omschrijving verschilt.
Gebruik daarom eerst deze beslisregels:
- Artikelstam: artikelcode moet uniek zijn per artikel.
- Voorraadstand: combinatie van artikel + locatie + batch is vaak logischer.
- Logistieke eenheid: bepaal welk veld binnen jouw importbestand elke eenheid uniek moet identificeren, bijvoorbeeld een pallet-ID uit je eigen proces.
Fictief voorbeeld: twee rijen met GTIN 08712345678901 lijken dubbel. Maar als rij 1 magazijn A en rij 2 magazijn B heeft, zijn het voor voorraad waarschijnlijk twee geldige records, geen duplicaat.
4. Zoek op verborgen spaties en rommeltekens
Een import kan mislukken terwijl twee waarden er identiek uitzien. Vaak zit het probleem in verborgen spaties of andere niet-zichtbare tekens. Microsoft beschrijft in de TRIM-functie dat TRIM overtollige spaties verwijdert, maar ook dat die functie niet automatisch de niet-afbrekende spatie verwijdert die vaak uit webdata of exports meekomt.
Dat maakt dit een verplichte controle voor velden zoals artikelcode, leverancier, locatie en eenheid. Let vooral op:
- spaties voor of na een code
- dubbele spaties in namen
- plakdata uit portals of webshops
- lege cellen die technisch niet leeg lijken
Werk bij voorkeur in een kopie van je bronbestand. Maak controlekolommen waarin je de oorspronkelijke waarde vergelijkt met een opgeschoonde versie. Als daar verschil uit komt, onderzoek je eerst het patroon voordat je alles vervangt.
5. Controleer verplichte velden en toegestane waarden
Na sleutels, lengte en spaties volgt de inhoudelijke check: welke velden mogen nooit leeg zijn, en welke waarden zijn toegestaan? Voor een proefimport zijn meestal minimaal nodig: artikelidentificatie, omschrijving, eenheid, voorraadlocatie en hoeveelheid. Afhankelijk van je proces komen batch, serienummer, eigenaar of status erbij.
Maak hiervoor een korte validatietabel naast je data:
| Kolom | Verplicht | Controle |
|---|---|---|
| Artikelcode / GTIN | Ja | Niet leeg, juiste lengte, geen dubbele sleutel |
| Locatiecode | Ja | Bestaat in doelstructuur, consistente schrijfwijze |
| Hoeveelheid | Ja | Numeriek, geen tekst of negatieve verrassing |
| Batch / lot | Afhankelijk van proces | Conform bronproces ingevuld |
Hier controleer je ook op vaste woordenlijsten. Gebruik je bijvoorbeeld “stuks”, “stuk” en “pcs” door elkaar, dan krijg je geen nette import maar drie varianten van dezelfde eenheid.
6. Doe altijd een proefimport met een kleine, lastige set
Een goede proefimport is klein, maar expres representatief. Neem dus niet alleen keurige standaardartikelen op, maar ook randgevallen: een artikel met lange omschrijving, een locatie met voorloopnul, een batchartikel, een record zonder optioneel veld en een logistieke eenheid met een eigen identificatieveld.
Gebruik deze volgorde:
- maak een kopie van het Excel-bestand
- markeer de leidende sleutel per rij
- filter op lege verplichte velden
- controleer lengte en notatie van codevelden
- onderzoek duplicaten eerst visueel of via filter
- schoon spaties en rommeltekens op in controlekolommen
- importeer 10 tot 50 representatieve rijen
- vergelijk in het doelsysteem exact dezelfde velden terug
Pas als die kleine set correct landt, heeft opschonen op grotere schaal zin. Gaat de proefimport fout, dan zit de winst meestal niet in extra mapping, maar in betere brondata.
Checklist: dit wil je afvinken vóór de eerste import
- Er is per datatype een duidelijke unieke sleutel afgesproken.
- Codes staan als tekst, niet als door Excel geïnterpreteerde getallen.
- Vaste lengtes en notaties zijn gecontroleerd.
- Duplicaten zijn beoordeeld op de juiste combinatie van kolommen.
- Spaties en niet-zichtbare tekens zijn opgespoord.
- Verplichte velden zijn gevuld.
- Waardenlijsten zijn gestandaardiseerd.
- Er is een kleine proefimport gedaan met randgevallen.
FAQ 1: Moet je duplicaten in Excel meteen verwijderen?
Nee. Kijk eerst welke kolommen samen de sleutel vormen. In voorraadbestanden kunnen twee rijen met hetzelfde artikel toch geldig zijn door verschil in locatie, batch of status.
FAQ 2: Waarom gaan codes vaak mis na export uit Excel?
Omdat Excel codes als getal kan behandelen. Dan verdwijnen voorloopnullen of verandert de weergave van lange nummers. Identificaties controleer je daarom eerst als tekstvelden.
FAQ 3: Wanneer is een proefimport groot genoeg?
Niet zo groot mogelijk, maar representatief genoeg. Neem standaardrecords én lastige gevallen op, zodat je validatie, mapping en foutafhandeling tegelijk test.
Deze uitleg is samengesteld met AI en gecontroleerd aan de hand van de vermelde bronnen. Lees over de redactie en onze werkwijze. Er is geen afzonderlijke beoordeling door een menselijke vakspecialist uitgevoerd.
