Een jaarlijkse voorraadtelling voorbereiden draait vooral om drie dingen: een harde cut-off op goederenbewegingen, telteams met vaste rollen en registraties die achteraf controleerbaar zijn. Als je die drie vooraf goed organiseert, verklein je de kans dat telverschillen ontstaan door timing, dubbeltellingen of onduidelijke locaties. Dat is belangrijk, omdat een voorraadtelling niet alleen gaat om tellen, maar om het betrouwbaar vaststellen van de voorraadpositie per artikel, locatie en eventueel per partij of serienummer.
Begin met de cut-off: wat telt nog mee en wat niet?
De cut-off is het afgesproken moment waarop je bepaalt welke ontvangsten, verplaatsingen, picks en verzendingen nog in de telling vallen. Zonder zo’n grens kun je een magazijn perfect tellen en toch op papier verkeerd uitkomen. Vooral transacties die vlak voor, tijdens of direct na de telling worden geboekt, veroorzaken anders schijnbare verschillen.
Leg daarom vooraf schriftelijk vast:
- tot welk tijdstip inkomende goederen nog worden ontvangen en geboekt
- wanneer orderpicking stopt of naar een apart proces gaat
- hoe retouren, productieverbruik en interne verplaatsingen worden vastgelegd
- wie bevoegd is om na de cut-off nog een spoedmutatie te doen
Werk je met software voor voorraadbeheer, dan helpt het als je transacties en stock counts gestructureerd kunt terugzien. Microsoft beschrijft in de documentatie van Dynamics GP onder meer voorraadinformatie, stock count-informatie, transacties en rapportages. Dat onderstreept dat een telling samenhangt met correcte transactieverwerking en rapportage Microsoft Learn: Inventory Control.
Praktisch betekent dit: zet open ontvangsten, nog niet geboekte picks en tijdelijke staginglocaties vóór de teldag op een lijst. Alles wat “onderweg” is, is anders een klassieke bron van verschillen.
Richt telteams in met vaste rollen
Een telteam werkt het best als niet iedereen alles doet. Verdeel rollen daarom vooraf. Een eenvoudige indeling is:
- teller: telt fysiek en opent verpakkingen alleen als dat volgens instructie nodig is
- schrijver of scannerbediener: registreert exact wat is geteld
- coördinator: bewaakt voortgang, behandelt vragen en geeft hertellingen vrij
- controleur: voert steekproeven of second counts uit op afwijkingen en risicoposities
Zet onervaren medewerkers niet alleen op complexe zones zoals bulk, restantenlocaties, retourvakken of artikelen met serienummers. Combineer juist proceskennis met locatiekennis. Maak ook vooraf duidelijk wat telt als “volledige eenheid”: per stuk, doos, omverpakking, pallet of laag. Veel verschillen ontstaan niet door verkeerd tellen, maar doordat teams niet dezelfde telbasis gebruiken.
Maak de magazijnindeling telbaar
Een telling verloopt sneller als je magazijn logisch is voorbereid. Dat betekent niet alleen opruimen, maar vooral eenduidigheid in locaties en statussen. Controleer vooraf:
- of elke voorraadplek een unieke locatiecode heeft
- of artikelen zichtbaar zijn gelabeld
- of beschadigde, geblokkeerde en klantgebonden voorraad apart staat
- of lege locaties echt leeg zijn
- of tijdelijke voorraad op vloerlocaties is gemarkeerd
Gebruik je dynamische of vaste locaties, dan helpt een heldere locatieadministratie om telroutes te maken en dubbeltellingen te voorkomen. In dat geval is het logisch om ook je locatiebeheer vooraf te toetsen aan de praktijk. Zie daarvoor desgewenst de uitleg over vaste en dynamische locaties.
Werk je met pallets, rolcontainers of andere logistieke eenheden, dan kan unieke identificatie helpen om sneller te registreren. Dat is vooral nuttig als je tijdens de telling complete logistieke eenheden wilt herkennen zonder iedere verpakking opnieuw uiteen te halen.
Spreek af hoe je registreert
Een telling is pas bruikbaar als achteraf herleidbaar is wat, waar en door wie is geteld. Kies daarom één registratiemethode per zone: papier, scanner of mobiel device. Meng die niet zonder controleprocedure.
Minimaal hoort elke telregistratie deze velden te bevatten:
- artikelnummer
- locatie
- aantal
- eenheid van telling
- datum en tijd
- team of medewerker
- bijzonderheid, zoals schade, open doos of gemengde pallet
Laat teams bij voorkeur blind tellen: dus zonder verwacht systeemaantal op de telstaat. Dat verkleint de kans dat een teller onbewust naar het systeem toe rekent. Gebruik verwachte aantallen pas in de analysefase of bij hertellingen.
Werk je al met een WMS of ERP, controleer dan vooraf of het systeem stock counts, blokkades, verschillenlijsten en rapportages ondersteunt die passen bij jouw proces. Een goede systeeminrichting is geen vervanging van voorbereiding, maar voorkomt wel veel handmatig herstelwerk. Zie ook wat een warehouse management systeem doet.
Gebruik artikel- en locatiecodes consequent
Voorraadtellen wordt makkelijker als identificatie overal hetzelfde werkt. GS1 Nederland legt uit dat identificatiecodes producten in de logistieke keten eenduidig herkenbaar maken, bijvoorbeeld via GTIN voor artikelen en GLN voor locaties en organisaties GS1 Nederland: Digital identity. Ook als je intern niet overal GS1-standaarden gebruikt, is de les praktisch: voorkom lokale bijnamen, oude artikelnummers en onduidelijke locatieaanduidingen door één leidende codering aan te houden.
Dat is vooral belangrijk bij:
- gelijke artikelen in meerdere verpakkingsvormen
- artikelen met batch- of serienummerregistratie
- voorraad van derden of consignatievoorraad
- retouren en kwaliteitsblokkades
Plan hertellingen en verschilonderzoek vooraf
Wacht niet tot na de telling met bedenken hoe je verschillen beoordeelt. Stel vooraf drempels vast voor een hertelling. Bijvoorbeeld:
- elke nul-telling op een actieve picklocatie
- elk verschil boven een vastgesteld aantal stuks
- elk verschil boven een bepaalde waardegrens
- elk verschil bij batch- of serienummerartikelen
Een fictief voorbeeld: als artikel A normaal per doos van 24 wordt verplaatst en de telling wijkt 23 stuks af, dan wijst dat eerder op een verpakkingsfout of verkeerde eenheid dan op diefstal. Zulke beslisregels versnellen de analyse.
Houd verschillen bovendien eerst operationeel en pas daarna financieel tegen het licht. Kijk dus eerst naar locatie, transactie-timing, open documenten, eenheden en statussen. Pas als dat klopt, beoordeel je de correctie in waarde.
Checklist voor de laatste week voor de telling
- Bevestig de peildatum en het exacte cut-off tijdstip.
- Bevries of beperk goederenbewegingen per zone.
- Ruim restanten, retouren en tijdelijke pallets op of label ze duidelijk.
- Controleer of alle locaties en artikelen leesbaar gelabeld zijn.
- Maak telgebieden en telroutes per team.
- Instrueer teams over eenheden, open verpakkingen en uitzonderingen.
- Test scanners, formulieren en rapportages vooraf.
- Maak een lijst met risicogebieden voor extra controle.
- Spreek drempels af voor hertellingen en vrijgave van correcties.
- Leg vast wie na de telling de verschillen analyseert en boekt.
Moet het magazijn helemaal dicht tijdens de telling?
Niet altijd, maar iedere goederenbeweging tijdens de telling vergroot de kans op verschillen. Als volledig sluiten niet kan, werk dan met afgebakende zones, een harde mutatieprocedure en directe registratie van spoedbewegingen.
Is blind tellen beter dan tellen met verwachte aantallen?
Voor een onafhankelijke telling meestal wel. Blind tellen verkleint beïnvloeding door het systeemaantal. Verwachte aantallen zijn nuttiger bij hertellingen en analyse van verschillen.
Wanneer gebruik je palletcodes bij een telling?
Vooral als complete logistieke eenheden gesloten en eenduidig identificeerbaar zijn. Dan kun je sneller registreren en verklein je het risico dat dezelfde pallet op meerdere plekken opnieuw wordt geteld.
Deze uitleg is samengesteld met AI en gecontroleerd aan de hand van de vermelde bronnen. Lees over de redactie en onze werkwijze. Er is geen afzonderlijke beoordeling door een menselijke vakspecialist uitgevoerd.
